労務安全書類の一元管理をオンラインで
建設業向けサービス「グリーンサイト」のご紹介
グリーンサイトは、労務安全書類や施工体制台帳（通称：グリーンファイル）をオンライン上で作成・提出・管理できるサービスです。元請企業500社以上が導入しており、協力会社や代行登録を活用する企業を含めると、2023年8月時点で利用企業は75万社を超えています。建設業界のIT化が進む中、今後ますます需要が高まるサービスといえるでしょう。
弊社でも、グリーンサイトを通じて安全書類の提出を求められる機会が増えてきました。
代行登録ってご存知ですか？
「グリーンサイトに下請企業を登録したいけれど、相手がまだ未登録…」
そんな時、上位企業が代理で登録作業を行える「代行登録」という仕組みがあるのをご存じでしょうか？
本来、グリーンサイトに未登録の企業は、紙ベースでの書類提出が必要になります。しかし、頻繁に提出が必要な場合や、パソコン・スマートフォンを持っていないなどの理由で登録が難しい場合には、上位企業が代理で登録作業を行うことが可能です。
この代行登録を行うことで、従業員情報の更新や安全書類の提出も、基本的には上位企業が担う形となります。
代行登録の料金について
代行登録には、1企業あたり年間2,400円（税別）の費用が発生します。
一度登録が完了すると、グリーンサイト上にその企業の会社情報および従業員情報が記録され、他の企業が下位企業として情報を閲覧・編集できるようになります。
つまり、上位企業同士で代行登録された企業の情報を共有している形になります。
また、すでに他社によって代行登録されている企業に対して、さらに別の企業が代行登録を行う場合でも、同様に2,400円の費用が発生しますのでご注意ください。
なお、代行登録の対象企業が「一人親方」である場合は、料金は発生しません。
代行登録の手順について
代行登録を行うためには、まず自社がグリーンサイトに登録済みである必要があります。
登録後は、グリーンサイトのメニューから対象企業を検索し、順を追って操作を進めていきましょう。
１.グリーンサイトへの登録
グリーンサイトにログインする
まず、グリーンサイトにアクセスしてログインしてください。
協力会社向けの「緑色のログインボタン」をクリックします。
↓ メニューボタンをクリック
画面左上にある「メニュー」ボタンを押します。
↓「再請負管理」を選択
メニュー内の左側に表示されている「再請負管理」ボタンを押します。
↓「リスト追加」ボタンをクリック
「再請負業者リスト一覧」画面が表示されるので、上部にある「リスト追加」ボタンをクリックします。
↓代行登録する企業の情報を検索
「再請負業者候補検索」画面が開きます。
以下の項目を入力して、「次へ」ボタンを押してください：
法人格
企業名
郵便番号
代表電話番号
↓ 登録候補があれば「登録」、なければ「新規代行登録」を選択
検索結果に登録したい企業が表示された場合は「登録」ボタンを、
見つからない場合は「新規代行登録」ボタンを押します。代行申請条件に同意し、代行登録を進める
代行申請に関する条件を確認し、同意したうえで代行登録画面へ進みます。
・「登録」ボタンから進んだ場合 → 企業情報はすでに入力されています。内容に誤りがないか確認してください。
・「新規代行登録」ボタンから進んだ場合 → 下記の情報を新たに入力します。
企業名
所在地（住所）
電話番号
代表者氏名
退職金共済の加入状況
建設業許可情報
各種保険の情報 など
２.代行登録
トップページに戻り「メニュー」ボタンを押す
画面左上のグリーンサイトのロゴマークをクリックすると、トップページに戻ります。
続けて、左上の「メニュー」ボタンをクリックします。↓「代行企業管理」を選択
メニュー内左側にある「代行企業管理」ボタンをクリックします。
↓ 覚書を出力する
「代行企業一覧」画面が表示されます。
一覧の中から、覚書を出力したい企業名を選び、画面下部の「覚書出力」ボタンを押してください。↓覚書を締結する
代行登録を行うにあたり、関係する企業間で覚書を締結します。
この覚書には以下のような合意内容が含まれます：「代行登録を実施します」
「代行登録を委託します」
「個人情報の取り扱いには十分配慮し、目的外利用は行いません」
※この覚書には、双方の会社印が必要ですのでご注意ください。
↓覚書のアップロード
「代行企業一覧」画面に戻り、対象となる企業を選択します。
その後、画面下部の「覚書アップロード」ボタンを押してください。
アップロード画面が表示されるので、締結済みの覚書ファイルをアップロードします。
まとめ
代行登録申請お疲れさまでした！無事に申請は完了しましたでしょうか？
一度代行登録を済ませると、下請負業者のグリーンファイルをスムーズに提出できるようになります。
確かに、代行企業の有効期限を管理したり、安全書類を作成する手間は発生しますが、
通常のように「書類を下請業者に渡して、記入してもらい、確認する」という煩雑なやりとりが不要になります。
そのため、書類提出の手間が大幅に削減され、元請企業への提出作業がスピーディーになります。
なお、「覚書の締結とアップロード」は忘れがちな作業ですので、忘れずに対応するようご注意ください！
