グリーンサイトの覚書とは、一人親方（個人事業主）がグリーンサイトへ代行登録を依頼する際に取り交わす合意文書のことです。書式は決まっておらず、「誰が・誰の代わりに・何を登録するか」を明記した簡単な書類です。この記事では、覚書の書き方・必要な記載事項・よくある疑問をわかりやすく解説します。
グリーンサイトの覚書とは？
グリーンサイトは、建設業の安全書類（グリーンファイル）をオンラインで管理するシステムです。一人親方が自分でアカウントを持たず、元請け会社や事務代行業者に登録を依頼する場合、「誰の情報を代わりに登録するか」を書面で明確にする必要があります。これが覚書です。
法的に定められた書式はありませんが、グリーンサイトを運営するMCデータプラスが推奨するひな型を参考にするのが一般的です。
覚書が必要なケース
- 一人親方が元請け会社のグリーンサイトに代行企業登録してもらう場合
- 事務代行会社に登録作業を外注する場合
- 複数の現場・元請けにまたがって登録情報を管理してもらう場合
覚書の書き方・記載事項
覚書には以下の項目を記載するのが基本です。
① 当事者の氏名・会社名
「登録を依頼する者（一人親方）」と「登録を代行する者（元請け・代行会社）」の両者の氏名または会社名・住所を明記します。
② 代行登録の内容
何を代行するか（グリーンサイトへの作業員情報の登録・更新など）を具体的に記載します。
③ 個人情報の取り扱い
登録に必要な個人情報（氏名・住所・資格情報など）の利用目的と管理方法を記載します。個人情報保護法の観点からも重要な項目です。
④ 期間・解除条件
覚書の有効期間と、合意を解除する場合の条件を記載します。
⑤ 日付・署名・捺印
双方の署名・捺印と締結日を記載して完成です。電子署名での対応も増えています。
よくある質問（FAQ）
Q. グリーンサイトの覚書はどこでもらえますか？
A. グリーンサイト公式サイトにひな型が公開されています。元請け会社や事務代行業者が書式を用意している場合もあります。マッセでは書式のご案内も含めてLINEで対応しています。
Q. 覚書がないと登録できませんか？
A. 覚書なしでも物理的には登録できますが、トラブル防止・個人情報保護の観点から締結が強く推奨されています。元請け会社によっては必須としているケースもあります。
Q. 一人親方本人が覚書を作成しないといけませんか？
A. 書式の作成自体は代行会社が用意することがほとんどです。一人親方は内容を確認して署名・捺印するだけでOKです。
Q. 覚書は何年間保存すればいいですか？
A. 法的に定められた保存期間はありませんが、グリーンサイトの利用期間中は保存しておくことをおすすめします。一般的には5年程度を目安にしている業者が多いです。
マッセに代行を依頼するメリット
マッセでは、グリーンサイトへの代行登録から覚書の準備まで、LINEひとことでまとめてお任せいただけます。
- LINEで完結：現場からスマホで依頼するだけ
- 書式の準備不要：覚書のひな型はマッセが用意
- スピード対応：依頼から最短翌営業日に対応
- コスト削減：事務員を雇うより大幅にコストを抑えられる
まとめ
グリーンサイトの覚書は、代行登録を依頼する際に双方で取り交わす合意文書です。書式は公式ひな型を参考にし、当事者情報・代行内容・個人情報の扱いを記載すれば完成します。書類の準備が面倒な方は、マッセへLINEでご相談ください。
