グリーンサイトの代行会社を選ぶときに一番大事なのは、金額ではなく対応範囲です。同じ「代行」でも、初回登録だけの会社と、日々の更新や差し戻し対応まで見る会社では中身がまったく違います。この記事では、比較すべき7つの項目と、契約前に必ず聞いておきたい質問をチェックリストの形でまとめました。
まず決めるのは「どこまで任せたいか」
比較を始める前に、自社がどのタイプを求めているかをはっきりさせてください。ここが曖昧なまま見積もりを取ると、安い会社に見えたのに追加費用が積み上がる、という結果になりがちです。
- 初回登録だけ型。会社情報と作業員の初期登録を任せ、その後は自社で回します。
- 現場ごと型。新しい現場が発生するたびに依頼します。
- まるごと型。登録から日々の更新、元請とのやり取りまで任せます。
比較すべき7つの項目
各社の提案を並べるときは、次の7項目で表にすると差がはっきり見えます。金額の欄は一番最後に埋めてください。
| 項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 1. 対応範囲 | 初回登録だけか、更新・差し戻しまで含むか |
| 2. 対応システム | グリーンサイトのみか、BuildeeやGreenfile.workも見られるか |
| 3. 料金体系 | 月額・単発・時間単価のどれか。人数や現場数で変わるか |
| 4. 納期 | 情報が揃ってから何営業日か。急ぎの対応はあるか |
| 5. 差し戻し対応 | 元請から修正を求められたとき、何回まで料金内か |
| 6. 連絡手段 | LINE・メール・電話のどれか。現場から送れるか |
| 7. 情報の扱い | IDやパスワードの管理方法。秘密保持の取り決めがあるか |
建設業に詳しいかどうかは、質問で分かる
一般的な事務代行会社とのいちばんの違いは、業界の前提を知っているかどうかです。入力作業そのものは誰でもできますが、どこでつまずくかを知らないと、結局こちらが指示を出し続けることになります。
見極めには、次のような質問をぶつけてみるのが手っ取り早いです。答えに詰まるようなら、実務経験が浅い可能性があります。
- 元請が独自様式を指定してきた場合、どう対応しますか。
- 二次・三次の協力会社が入力してくれないとき、どこまで動いてもらえますか。
- 資格や健康診断の期限切れは、誰がいつ気づく仕組みですか。
- CCUSの登録やレベル判定も相談できますか。
特に3つめは重要です。期限切れは差し戻しの最大の原因ですが、「言われた分を入力するだけ」の会社は期限を見ていません。気づくのが現場の直前になり、結局こちらが慌てることになります。
契約前のチェックリスト
最後に、契約書や申込書にサインする前の確認事項です。ここを飛ばして揉めるケースが実際にあります。
- 契約期間と、途中で解約する場合の扱い
- グリーンサイトなどのシステム利用料を、どちらが負担するのか
- 作業員が増減したときの料金の変わり方
- 担当者が固定されるのか、都度変わるのか
- 連絡がつく時間帯（土日や夜間の扱い）
システム利用料は、通常はお客様のご契約として自社負担になります。代行費用に含まれていると勘違いしたまま進むと、後から「聞いていない」となりやすい項目です。
よくある質問（FAQ）
Q. 行政書士に頼むのと代行会社に頼むのは何が違いますか？
行政書士は建設業許可の申請など、公的な手続きの専門家です。グリーンサイトへの入力や日々の書類作成は、法律上の独占業務ではないため代行会社でも対応できます。許可申請までまとめて頼みたいなら行政書士、日常業務を回したいなら事務代行、という使い分けになります。
Q. 途中で代行会社を変えることはできますか？
できます。ただし引き継ぎには手間がかかります。自社でIDを持ち、入力してもらう形にしておけば、乗り換えても情報は自社に残ります。代行会社側のアカウントで登録してもらっていると、切り替えのときに苦労します。
Q. IDとパスワードを渡すのは不安なのですが。
当然の心配です。秘密保持契約を結ぶか、少なくとも管理方法を書面で確認してください。閲覧できる担当者を限定しているか、退任時にどう扱うかまで説明できる会社なら安心材料になります。
Q. 相見積もりは失礼になりませんか？
まったく問題ありません。むしろ条件を揃えて比べてもらったほうが、こちらとしても提案しやすくなります。人数・協力会社数・使っているシステム・元請の様式の4点を同じ内容で伝えて比べてください。
まとめ：見るのは金額より「期限を誰が見るか」
グリーンサイトの代行会社を比べるときは、対応範囲・対応システム・料金体系・納期・差し戻し対応・連絡手段・情報の扱いの7項目を並べてください。特に資格や健康診断の期限を誰が見るのかは、差し戻しの多さに直結します。マッセは建設業に特化して、グリーンサイト・Buildee・CCUSまでLINEひとつでお引き受けしています。ご相談とお見積りは無料です。