オンライン事務代行に依頼可能な仕事は？
費用相場や選び方も包括的に解説
インターネットを使ってさまざまな事務業務を依頼できるオンライン事務代行。オンラインなので地域に拘束されず、コミュニケーションもスムーズで効率的として人気です。
ただし、オンライン事務代行を考えている方々には、次のような疑問や不安があるかもしれません。
どの程度の事務業務を代行してもらえるか不明
費用がかかるため継続的に利用できるか心配
多くのオンライン事務代行会社があるため、どれを選ぶべきか分からない
十分な導入メリットが得られるか不安
こうした懸念が解消されないと、オンライン事務代行の人気があっても、なかなか導入に踏み切れないでしょう。
したがって、この記事では、オンライン事務代行に依頼できる業務内容や費用相場、代行業者の選び方、そして利用するメリットやデメリットなどを包括的に解説します。
オンライン事務代行に依頼できる業務
オンライン事務代行に依頼できる業務には、以下のようなものがあります。事務業務は非常に幅広いため、一部の例を挙げるに過ぎませんが、計画を立てる際の参考にしてください。
経理：
– 会計記帳代行
– 振込や支払い代行
– 請求書の作成や送付
総務：
– 勤怠データの入力
– 行政申請書類の作成
– 備品の購入代行
人事：
– 給与計算
– 応募者の受付や管理
– 面接スケジュールの調整
秘書：
– スケジュール管理
– 出張の手配
– メールの返信代行
営業：
– 見積もりの作成
– 資料の作成
– 顧客リストの作成
Web運用：
– Webページの編集や更新
– SNSの運用代行
– ブログの作成
オンライン事務代行にかかる費用
オンライン事務代行の費用は大きく分けて「月額制」と「従量制」の2つのパターンがあります。
【月額制】
1ヶ月にかかる費用が固定化されるため、シンプルで分かりやすい料金システムです。相場は10万円前後で、時給換算すると2,500～4,000円程度のところが多いです。
【従量制】
業務量に応じて費用が変動するシステムで、仕事が少ない月まで余計な費用をかけたくないという企業に向いています。相場はないに等しいです。
月額制は料金システムがシンプルで分かりやすいため人気があります。多くのオンライン事務代行業者が月額制を採用しており、相場は10万円前後となっています。
時給換算すると2,500～4,000円程度ですので、派遣社員を雇うより高く感じるかもしれません。しかし、人材採用に必要なコストや備品調達、社会保険料などの固定費がかからないことを考慮すると、決して高いとは言えません。そのため、総体的に見て月額制のオンライン事務代行の方がコストを安く抑えられる可能性があります。
一方、従量制は業務量に応じて費用が変動するため、仕事の量に応じて費用が変わります。業務内容によって料金設定が異なりますし、依頼する業務量で費用が変わるため、相場はないと言えます。
オンライン事務代行を利用するメリット
オンライン事務代行を利用する企業が増える理由の1つは、社員教育の手間とコストがかからない点です。
事務代行のスタッフは、事務経験者や資格保持者などの経験豊富な人材です。そのため、代行業者に依頼すると、すぐに戦力となってくれます。社員教育の手間やコストがかからないため、多くの企業が利用しています。
一般的に、社員教育にかかる費用は1人あたり1万円から5万円未満です。しかし、新入社員が10人いる場合、合計で10万円から50万円かかります。社員教育だけで数十万円もかかると、企業の負担が大きくなります。
また、教育期間は5週間から3ヶ月が一般的で、その間は新入社員に仕事を任せられず、教育係の社員も本来の業務に集中できません。その結果、生産性が低下します。
オンライン事務代行を利用すると、社員教育の必要がなくなります。そのため、手間もコストもかかりません。企業が人材採用にかかる負担を心配しなくてもよいのは大きなメリットです。
生産性の向上
オンライン事務代行に事務業務を委託することで、社員がコア業務に専念できるため、生産性が向上します。
事務業務には、売上に直接関係しないノンコア業務が多くあります。これらの業務に時間を費やすと、売上の向上につながりにくいです。
そこでオンライン事務代行が役立ちます。ノンコア業務を代行してもらうことで、社員はコア業務により集中できる環境が整います。
社員がコア業務に集中できることで、企業全体の生産性が向上し、売上も増加する可能性があります。そのため、オンライン事務代行は企業の成長にとってもメリットがあります。
オンラインの事務代行のデメリット
人材採用にかかるコストや業務効率化など、多くの面でメリットがあるオンライン事務代行ですが、デメリットも無視できません。
以下では、オンライン事務代行を利用する際に把握しておくべきデメリットを紹介します。
オフライン業務に対応していない
オンライン事務代行は、インターネットを介しての業務委託を前提としています。そのため、基本的にオフラインで行われる業務には対応していません。
具体的には、以下のような業務が該当します。
– 来客対応
– 電話応対
– オフィスの清掃
– 書類整理やファイリング
これらの業務は、企業内のスタッフが直接対応する必要があります。オンライン事務代行は、すべての業務を代行できるわけではないことを認識することが重要です。
ただし、中にはオフライン業務にも対応しているサービスもあります。オフライン業務の委託を検討している場合は、サービスの提供内容をよく確認しましょう。
スタッフとの相性がわからない
オンライン事務代行では、主にメールや電話、チャットツールなどを通じて業務のやり取りが行われます。直接顔を合わせる機会がないため、スタッフとの相性が合うかどうかを事前に把握するのは難しいというデメリットがあります。
一般的な人材採用では、応募者と面接を行い、相互の適合性を確認してから採用を決定します。しかし、オンライン事務代行ではスタッフの選定が難しく、実際の業務が始まってから相性の問題が浮上することがあります。
このため、事前にスタッフとのコミュニケーションや要望のヒアリングを行い、仕事のしやすさや相性を確認することが重要です。
オンラインの事務代行を選ぶ際のポイント
オンライン事務代行サービスは多岐にわたりますが、自社に最適なサービスを選ぶためには以下のポイントに注意する必要があります。
1. 依頼可能な業務内容を確認する
事務代行サービスごとに提供される業務内容は異なります。事前にどのような業務を依頼できるかを確認しましょう。経理業務や人事業務、秘書業務など、自社のニーズに合った業務を提供しているサービスを選ぶことが重要です。
2. 利用企業からの評価をチェックする
実際にサービスを利用した企業からの評価は、信頼性の高い情報源となります。公式サイトや口コミサイトなどで評判をチェックし、利用者の声を参考にすることで、サービスの品質や信頼性を把握できます。高い評価を得ているサービスは安心して利用できる可能性が高いです。
3. サービス提供者の信頼性を確認する
事務代行サービスを提供する企業の信頼性も重要です。長年の実績や専門知識、提供するサービスの質などを確認しましょう。信頼できるサービス提供者を選ぶことで、安心して業務を委託できます。
これらのポイントを考慮しながら、自社に最適なオンライン事務代行サービスを選ぶことが大切です。
