請求書代行サービスとは
請求書代行サービスとは、企業が請求書の作成や管理を外部の専門業者に委託するサービスです。請求書の発行作業は時間がかかり、ミスが許されないため、多くの経理担当者が効率化を模索しています。本記事では、請求書代行サービスのメリットやデメリットについて紹介します。請求書関連業務のアウトソーシングを検討している方は、ぜひ参考にしてください
請求書代行は、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などの作業を代行するサービスです。このサービスを利用することで、「請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れやミスを防ぎたい」といった問題の解決につながります。
多くの請求書代行会社では、1通から請求書代行サービスが利用可能です。さらに、経理経験者のスタッフが顧客の企業に出向き、請求書発行業務を担当する請求書代行会社も存在します。
請求業務とは
請求業務は、事業運営において不可欠な役割を果たしています。商品やサービスの提供後には、契約書で定められた条件に基づいて代金の請求が必要です。
請求業務は単に請求書を発行するだけではなく、売上管理や支払い管理も含まれます。請求書の金額を正確に計算し、指定された期日に取引先からの入金を確認することも業務の一部です。さらに、データ入力やチェックなどの作業も含まれています。
会計処理では、売掛金の減少や預金の増加などの仕訳を正確に行う必要があります。各作業は慎重に行われ、間違いが許されません。請求金額や請求項目、送付先などにミスがあると、思わぬトラブルを引き起こす可能性があります。請求漏れは資金繰りに影響するため、正確さと慎重さが求められる業務です。
請求書代行の業務内容
請求書代行サービスでは、さまざまな業務を代行してもらえます。自社で請求業務を行う限界を感じている場合は、請求書代行を利用することがおすすめです。
**1. 請求書作成・発行・送信:**
代行会社では、請求書の作成から発行、送信までの一連の作業を行ってくれます。取引先ごとに異なるフォーマットにも対応しており、ミスを防ぎながら効率的に業務を進めることができます。また、再発行が必要な場合の手間も軽減されます。
**2. 代金回収作業:**
指定した期日に入金があったかを確認し、金額の正確性も確認します。取引数が多い場合や照合に時間がかかる場合でも、代行会社に依頼することで手間を省けます。入金がない場合の督促業務も代行可能です。
**3. 督促:**
入金がない場合や金額に誤りがある場合には、取引先に確認を行う必要があります。代行会社によって督促業務も代行してもらえます。特に、意図的に支払いをしない取引先に対する督促業務は、専門家に依頼することが重要です。
**4. 与信審査:**
与信審査は、取引先の支払い能力を確認するための重要な作業です。自社で審査を行う場合には手間がかかりますが、代行会社に依頼することで素早く審査を行うことができます。また、個人事業主などの取引先に対する与信審査も代行可能です。
請求書を代行するメリット
請求書代行のメリットは、以下の5つです。
**メリット①: 請求書作成業務の効率化**
請求書代行を利用すると、請求書の作成から発送までの作業が効率的に行われます。データ送信やフォーマットへの入力作業が簡素化され、手間や時間を大幅に削減できます。
**メリット②: ミスの防止**
請求書代行サービスを利用することで、人為的なミスを防ぐことができます。封入れ作業や宛先の確認など、ミスが起こりやすい作業を代行することで、確実な業務遂行が可能です。
**メリット③: 迅速な対応**
一部の請求書代行会社では、朝に依頼すればその日の午後には発送してくれるスピード対応も可能です。ウェブ上での請求書発行も即時に行われるため、スムーズな業務処理が実現します。
**メリット④: コストの削減**
新たな経理担当を採用する場合に比べ、請求書代行サービスを利用することでコストを抑えることができます。特に、紙代や郵送代などの経費を削減することで、コスト効率を向上させることができます。
**メリット⑤: 時間の有効活用と業務の質の向上**
請求書代行を利用することで、請求書発行業務に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。また、経理専門のスタッフによるサービスでは、業務の改善や指導を受けることで業務の質を向上させることができます。
請求書を代行するデメリット
請求書代行のデメリットは、以下の2つです。
**デメリット①: 業務ノウハウの習得が難しい**
請求書代行を利用すると、請求書に関する業務ノウハウを習得する機会が減少します。経験を積むことなくサービスを頼ると、将来的に自社での業務を行う際に不利になる可能性があります。自社での請求書業務の管理や調整も含め、慎重に検討する必要があります。
**デメリット②: 費用が増加する場合がある**
請求書代行は、請求書1件あたりの費用はそれほど高くありませんが、件数が増えると費用が膨らんでしまうことがあります。また、スタッフが出向する場合は、追加料金が発生します。コストを抑えたい場合は、自社での対応を検討することが重要です。
請求書代行をオススメな企業
請求書代行をおすすめする企業の特徴は、以下の3つです。
特徴①: 本業が請求書業務で圧迫されている
請求書の発行や管理に時間を費やし、本業の業務に集中できない企業が請求書代行を利用します。請求書代行は、データ送信やフォーマットに入力するだけで請求書の作成が可能なため、本業の業務時間を確保することができます。
特徴②: 請求書の不備が多い
請求書の不備が多く、信頼を失ってしまう企業は、請求書代行の利用を検討します。特に経験の浅い社員が請求書を扱う場合には、不備が増える傾向があります。請求書代行を利用することで、不備を減らし信頼性を高めることができます。
特徴③: 取引先を広げたい
取引先を増やすためには、与信審査が重要です。請求書代行と契約すれば、与信審査を行ってもらえるため、新たな取引先との契約を検討する際に有利になります。これまで審査できなかった企業とも取引を拡大することができるでしょう。
請求書代行サービスを選ぶポイント
請求書代行サービスを選ぶ際のポイントは、以下の4つです。
1. **業務内容や形態の適合性**: 自社の業務内容や形態にサービスが合っているかを確認しましょう。請求書の発行から郵送まで一括で依頼したいのか、ウェブ発行での依頼を希望するのか、または印刷までを代行してほしいのか、要件に合致しているかを確認します。
2. **業務フローとの適合性**: 請求書発行業務の流れと相性が良いかを考慮しましょう。業務の確認や承認の流れがシンプルになるかどうか、または手順が複雑になることはないかを検討します。
3. **連携システムの対応性**: 自社のシステムと請求書代行会社のシステムが連携可能かどうかも重要です。データの送受信や管理ツールなどがスムーズに連動できるかを確認しましょう。
4. **請求書代行以外のサービス提供**: 請求書代行以外にも、給与計算や事務代行、勤怠管理などのサービスを提供しているかを確認します。複数の業務を一括して依頼できる場合、効率的に作業を進めることができます。
請求書代行を利用して業務を効率化しましょう。請求書代行は、請求書の作成やチェック、印刷、封入、郵送などを代行するサービスです。請求書の作業を代行することで、作業効率を向上させ、ミスを防ぐことができます。しかし、業務のノウハウが難しい場合や費用がかさんでしまう場合もあります。現在の請求業務が本業に影響を与えている場合やミスが多い場合は、請求書代行を検討してみましょう。
