グリーンサイトで作った作業員名簿は、画面上で提出するだけでなく、控えとして手元に出力できます。現場の詰所に貼る、元請に紙で求められた、監査で見せる必要がある。こうした場面で必要になります。この記事では出力の基本的な流れと、出力できないときによくある原因、そして元請から独自様式を求められたときの対応をまとめます。
そもそも出力が必要になる場面
システム上で提出が完結するのに、なぜ出力するのか。実務では次のような場面で必要になります。
- 現場に紙で置いておく。詰所に掲示する運用の現場があります。
- 自社の控えとして保存する。あとで「あのとき誰が入っていたか」を確認するために残します。
- 元請が紙やPDFでの提出を求める。システムを使っていない元請の現場もあります。
- 内容の確認をする。画面より紙のほうが抜けを見つけやすい、という方は多いです。
出力の基本的な流れ
手順そのものは単純です。対象の現場を開き、作業員名簿の画面から帳票として出力します。PDFで保存するか、そのまま印刷するかを選ぶ形になります。
- グリーンサイトにログインし、対象の現場を開きます。
- 作業員名簿の画面を表示します。
- 帳票の出力を選び、PDFとして保存または印刷します。
- 内容を確認します。人数と氏名、資格の欄が意図どおりか見てください。
出力したPDFは、現場名と日付を入れたファイル名で保存しておくことをおすすめします。「作業員名簿.pdf」のまま溜めていくと、あとで探せなくなります。
出力できないときによくある原因
「出力の項目が出てこない」「押しても何も起きない」という場合、次のどれかに当てはまることがほとんどです。
| 原因 | 対処 |
|---|---|
| 入力が完了していない | 必須項目の未入力があると帳票が組み上がりません。不足箇所を埋めます |
| まだ確定していない | 提出前の状態だと出せないことがあります。入力を終えて確定させてください |
| 権限が足りない | 担当者アカウントに帳票出力の権限がないケースです。マスターID保有者に確認します |
| ポップアップがブロックされている | ブラウザの設定でPDFの表示が止められていることがあります。ブロックを解除します |
| そもそも対象の現場が違う | 似た名前の現場を開いている場合があります。工期と元請名で確認してください |
意外と多いのが4つめです。ブラウザがPDFの新しいタブを開くのを止めていて、何も起きていないように見えるケースです。画面の右上にブロックの通知が出ていないか確認してください。
元請の独自様式を求められたとき
グリーンサイトから出力できるのは、システムが用意している帳票の形です。元請が独自のExcel様式を指定してきた場合は、そのままでは使えません。
この場合は、出力した内容を元に独自様式へ転記することになります。手間はかかりますが、元になるデータがグリーンサイトに揃っているので、ゼロから集めるよりはるかに楽です。頻度が高いなら、その元請専用のテンプレートを一度作っておくと以降が早くなります。
よくある質問（FAQ）
Q. Excelで出力できますか？
出力できる形式はシステムが用意しているものに限られます。Excelでの加工が必要な場合は、出力した内容を転記するのが確実です。元請の様式に合わせる作業は、どのみち手作業が残ります。
Q. 過去の現場の名簿も出せますか？
現場の情報が残っていれば出せます。ただし終了した現場は一覧の表示条件から外れていることがあるので、絞り込みの設定を確認してください。心配なら、現場が終わった時点でPDFを保存しておくのが安全です。
Q. 出力した名簿に古い情報が載っています。
登録済みの従業員情報がそのまま反映されるので、資格や健康診断日が古いままだとそのとおりに出ます。出力前に従業員登録の内容を更新してください。差し戻しの原因になりやすい部分です。
Q. 出力した名簿は何年保存すればいいですか？
安全書類の保存期間は書類の種類によって異なります。作業員名簿は施工体制台帳の一部として扱われるため、台帳の保存期間に合わせるのが実務的です。判断に迷う場合は元請に確認してください。
まとめ：出せないときは、まず入力の完了と権限を疑う
グリーンサイトの作業員名簿は、現場を開いて帳票として出力するだけで手元に残せます。出力できないときの原因は、入力の未完了、確定前、権限不足、ブラウザのブロックのどれかであることがほとんどです。現場が終わった時点でPDFを保存しておくと、後から探す手間がなくなります。名簿の作成や更新そのものに手が回らない場合は、建設業特化の事務代行マッセにLINEでお任せください。