ビルディー（Buildee）での作業員の削除・変更とは、退職や入替えがあったときに、作業員マスタと現場ごとの作業員名簿を実態に合わせて更新する作業のことです。結論から言うと、ポイントは「現場の名簿から外す」ことと「マスタ自体を整理する」ことを分けて考えることで、変更後は元請への再提出が基本になります。この記事では、退職・入替え時にやるべきことを順番に整理します。
「現場から外す」と「マスタから消す」は別もの
結論から言うと、Buildeeの作業員情報は「会社の作業員マスタ」と「現場ごとの作業員名簿」の2層になっており、退職時にまず必要なのは現場の名簿側の更新です。
- 作業員マスタ：自社に所属する作業員の基本情報・資格などをためておく台帳。複数の現場で使い回します。
- 現場の作業員名簿：その現場に入場する人だけを載せる書類。元請に提出し、確認を受けます。
退職者が出たら、まず進行中の現場の名簿からその人を外して再提出します。マスタからすぐ削除するかどうかは次の章で説明するとおり、少し慎重に考えるのがおすすめです。
退職者をすぐマスタから削除しない方がよい理由
結論として、退職後もしばらくは削除せず、「在籍していない人」とわかる状態で残しておく方が実務上は安全です。理由は次の3つです。
- 過去の提出書類との整合性：過去の名簿に載っていた人の情報を急に消すと、後から書類の確認を求められたときに照合できなくなる恐れがあります。
- 再入場の可能性：建設業では、退職した職人が数か月後に応援や再雇用で戻ってくることが珍しくありません。マスタが残っていれば再登録の手間がありません。
- 誤操作のリスク：似た名前の作業員と取り違えて削除してしまうと、進行中の現場の名簿に影響が出る恐れがあります。
削除や無効化の具体的な操作方法・データの保持ルールはBuildeeの仕様や元請の運用によるため、判断に迷う場合は元請担当者やサポート窓口に確認してから操作しましょう。
作業員の入替え・情報変更の手順
結論から言うと、入替え時の手順は「新しい人の登録→名簿の更新→再提出」の3ステップです。具体的には次の流れになります。
- 新規作業員をマスタに登録する：氏名、生年月日、社会保険、健康診断の受診日、資格などを登録します。雇入時教育や現場の新規入場者教育の準備もあわせて進めます。
- 現場の作業員名簿を更新する：退職者を外し、新しい作業員を加えた名簿に直します。職長や安全衛生責任者が交代する場合は、体制の情報も変更します。
- 元請へ再提出する：変更後の名簿を提出し、確認を受けます。新しい作業員は、元請の確認と新規入場者教育が済むまで現場に入れないのが通常の運用です。
住所変更や資格の追加取得など、退職以外の情報変更も考え方は同じで、「マスタを直してから、提出済みの書類を更新して再提出する」のが基本です。
個人情報の扱いと日頃の整理のコツ
結論は「作業員情報は個人情報として丁寧に扱い、変わったらすぐ直す習慣を作る」ことです。作業員名簿には生年月日や健康情報などの個人情報が含まれるため、退職者から削除の要望があった場合は、書類保存の必要性と照らして誠実に対応する必要があります。
現場で職人の事務を代行している立場から言うと、作業員の出入りが続く会社ほど「誰の情報がどこまで更新済みか」が分からなくなり、古い名簿のまま提出して差し戻される事例が目立ちます。月に1回でも「在籍者とマスタの突き合わせ」をする日を決めておくと、差し戻しは大幅に減ります。人の出入りが多い時期だけ外部の手を借りるのも現実的な方法です。
Buildeeの登録・入力、マッセが代わりにやります
「現場から帰ってきて夜にBuildeeを触る時間がない」「パソコンが苦手で入力が進まない」——そんな一人親方・小規模事業者の方は、建設業特化の事務代行サービスマッセにお任せください。Buildeeの登録・入力代行はもちろん、安全書類や請求書までLINEで送るだけで丸ごと代行します。
よくある質問（FAQ）
退職した作業員はすぐBuildeeから削除すべきですか？
進行中の現場の名簿からは速やかに外すべきですが、マスタからの完全削除は急がない方が安全です。過去書類との整合性や再入場の可能性を考え、まずは名簿の更新と再提出を優先しましょう。
名簿を変更したら元請への提出はやり直しですか？
はい、変更後の名簿を再提出して確認を受けるのが基本です。Buildeeには再提出された書類の変更箇所が元請側で確認しやすくなる仕組みもあり、オンラインなら紙よりやり直しの負担は小さくなります。
新しく入った職人はいつから現場に入れますか？
名簿の再提出と元請の確認、そして新規入場者教育が済んでからが原則です。入場予定日から逆算して、数日の余裕をもって登録・提出を済ませておきましょう。
複数の現場に入っている作業員が退職したらどうなりますか？
入場しているすべての現場で名簿の更新・再提出が必要です。現場ごとに元請が異なる場合は、それぞれの元請へ連絡と手続きを行います。抜け漏れが起きやすいポイントなので、現場の一覧を作って順に処理しましょう。
まとめ：名簿の更新を先に、マスタの削除は慎重に
ビルディー（Buildee）の作業員削除・変更は、「現場の名簿から外して再提出」を先に行い、マスタからの削除は整合性を確認してから慎重に判断するのが鉄則です。入替え時は新規登録→名簿更新→再提出の3ステップで進めれば迷いません。人の出入りが重なって更新が追いつかないときは、マッセのような建設業特化の事務代行に名簿管理ごと任せる方法も検討してみてください。