デジタル化やペーパーレス化が進む中、建設業界でも多くの元請会社が「グリーンサイト」というクラウドサービスを利用し、労務や安全衛生に関する書類の管理を行うようになっています。
このクラウドサービスを利用することで、書類作成に伴う作業効率化やミスの低減、紙の印刷費用の削減などが期待できます。
では、グリーンサイトを利用するためにはどのような手続きを踏めばよいのでしょうか？
この記事では、一人親方がグリーンサイトに登録する方法や登録のメリット・デメリットについて詳しく解説します。
グリーンサイトとは
グリーンサイトは、建設業界に特化したサービスであり、元請会社と下請会社の間でやりとりされる労務・安全衛生書類であるグリーンファイルをクラウド上で管理できるプラットフォームです。
このサービスは、パソコンやスマートフォンがあればどこからでも利用可能であり、操作も簡単です。グリーンサイトの利用により、一人親方や下請業者の作業負担を軽減することができます。
現在、すでに500社以上の元請会社が登録しており、登録企業数は70万社以上、登録作業員数は177万人を超えています。
一人親方がグリーンサイトへ登録する手順
一人親方が実際にグリーンサイトへ登録する手順は以下の通りです。
1. **公式サイトから申し込みをする：**
最初に、グリーンサイトの公式サイトにアクセスします。トップページを下にスクロールすると、「お申し込み」のリンクが表示されるので、そこをクリックします。次に、一人親方の場合は「協力会社として申し込み」を選択します。
2. **申し込み情報の入力：**
申し込み手順説明や利用約款事前説明を確認した後、利用約款および特約への同意を行い、申し込み情報を入力します。情報は企業情報、企業担当者、請求担当者、契約内容の4つに分かれています。一人親方の場合は、法人格欄で「個人事業主」を選択します。最後に、ユーザー上限数を選択して申し込みを完了します。
3. **必要書類の提出をする：**
申し込み手続きが完了すると、申し込み確認メールが届きます。メールに添付されている利用申込書を印刷し、捺印済みの利用申込書とともに、必要書類を郵送にて提出します。
4. **利用料金の支払いをする：**
必要書類の確認が完了すると、株式会社MCデータプラスから請求書が届きます。内容を確認し支払いを行います。支払いが確認されると、IDと初期パスワードが発行されます。
5. **利用開始：**
入金が確認されたら、最短翌日から利用が可能です。管理画面にログインしてグリーンサイトを利用します。
一人親方がグリーンサイトに登録するメリット
一人親方がグリーンサイトに登録するメリットは具体的に3つあります。ここからは、それぞれのメリットについて解説していきます。
1. **書類作成の効率化：**
グリーンサイトに自身の情報を一度登録すれば、次回からは同じ情報を自動反映できます。これにより、書類作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。提出先の元請会社もグリーンサイトを導入していれば、書類の提出までをパソコン上で簡単に行えます。
2. **資格の管理と更新漏れ防止：**
グリーンサイトでは、健康診断や各種資格などの有効期限を登録・管理できます。有効期限の1ヶ月前にはアラートが表示され、更新漏れを防ぐことができます。これにより、一人親方は常に資格を更新し、安全かつ適切な現場での作業が可能となります。
3. **記入ミスや紙の不要化：**
グリーンサイトを利用することで、書類作成時の記入ミスを防ぐことができます。提出先や個人情報はクラウド上から自動的に反映されるため、手書きによるミスを心配する必要がありません。また、書類への印鑑や紙の使用も不要となります。これにより、コストや手間の削減が実現し、より効率的な業務運営が可能となります。
一人親方がグリーンサイトに登録するデメリット
一人親方がグリーンサイトに登録する場合のデメリットについても、事前に確認しておきましょう。デメリットは以下の3点です。
1. **初期設定の手間：**
グリーンサイトの初期登録には多くの情報が必要とされます。必要事項の入力に時間がかかり、初めての登録では手間がかかることがあります。ただし、これに対して長期的には手間と費用を大幅に削減できるメリットがあります。また、登録手順の解説ページやサポートデスクがあり、必要に応じて利用することでサポートを受けることができます。
2. **料金負担：**
グリーンサイトの利用には料金がかかります。書類管理の便利さと引き換えに、一定のコストが必要です。初期設定料金とID利用料が必要であり、これまでの業務にはなかったコストが発生します。ただし、これにより効率的な業務管理が可能となり、長期的に見ればコスト削減につながる場合もあります。
3. **元請会社の登録必要性：**
グリーンサイトを利用するためには、元請会社も同サービスに登録している必要があります。しかし、すべての元請会社がグリーンサイトを導入しているわけではないため、登録されていない現場では従来通り手書きのグリーンファイルを提出する必要があります。元請会社の登録状況によっては、グリーンサイトの利用が制限される可能性があります。
グリーンサイトの利用にかかる費用
グリーンサイトの利用にかかる費用と支払方法について解説します。まず、料金体系は元請会社と協力会社で異なりますが、一人親方の場合は通常協力会社として登録されます。
協力会社の利用料金
協力会社としての利用料金は、ID利用料が主な費用となります。具体的な料金は以下の通りです。
– **初期設定料金（初年度のみ）:** 10,000円
– **1名プラン:** 1IDにつき4,800円/年
– **10名プラン:** 10IDにつき12,000円/年
– **追加利用料:** 10ID毎に1,000円/月
元請会社の利用料金
元請会社の場合、ID利用料に加えてプロジェクト管理料が必要です。具体的な料金は以下の通りです。
– **初期設定料金（初年度のみ）:** 300,000円
– **プロジェクト管理料:**
– Aコース: 10~99プロジェクト → 1プロジェクトあたり7,000円/月
– Bコース: 100~249プロジェクト → 1プロジェクトあたり6,500円/月
– Cコース: 250〜499プロジェクト → 1プロジェクトあたり6,000円/月
支払い方法
支払いは請求書払いです。申し込み後、必要書類を送付すると請求書が発行され、初期設定料金と1年分の利用料金を振り込みます。
まとめ
一人親方がグリーンサイトを上手く利用して労務負担を減らすのがおすすめです。作業現場ごとに必要なグリーンファイルの作成は、従来の手書き作業から解放され、作業負担や誤記入へのストレスを軽減できます。
ペーパーレス化の推進により、グリーンサイトはコミュニケーションを円滑に行うための有効な手段となっています。元請会社や関連会社の利用が増えることが予測され、一人親方の登録は元請会社にとっても喜ばしいこととなるでしょう。
一人親方が業界内での競争力を高め、限られた時間を有効活用するためにも、グリーンサイトの登録・活用を検討することをお勧めします。